経費を使ったけど領収書がない
お困りになったかたも多いと思います。
事業で経費を使った際に、経費計上するためには、その支払を証明する書類が必要になります。
普通は領収書（レシート）があれば問題ありませんが「領収書をもらえなかった」「無くしてしまった」という場面もありますね。
領収書がない場合
たいていの買い物では領収書は出ると思いますが、例外的に領収書が出ないというケースはあると思います。
・電車やバスに乗った際に支払った交通費
・取引先のお祝いや不幸が合った際の祝儀や香典などの費用
・作業現場等で自動販売機のドリンクを購入して職人さんやアルバイトに提供した場合の飲料代
などのケースです。
出金伝票を作成しよう
これらのケースでは領収書がないからといって、経費計上をあきらめる必要はありません。
金額を正確に覚えているうちに、出金伝票に記録を残しておけば、経費として計上することができます。
出金伝票は、100円ショップで伝票を買うこともできます。
このような用紙の書式にそって、勘定科目や摘要（内容）、金額、日付、買った人（支払った人）の記録を残すことで、証拠能力をもたせることは可能です。
また、このような手書きの書式ではなく、上記の内容をExcelのシートに記録しておくことでも経費計上は可能です。
クラウド会計ソフトをお使いのかたなどは、手書きの書類を作成するよりもできるだけExcelなどのデジタルデータ化した形で残すことをおすすめいたします。
その他の資料も用意しよう
これらの出金伝票はあくまでも、領収書や請求書の代用品です。
そこには主観が入り込む余地があり、証拠能力は低いですね。
そこで交通費であれば、スイカやパスモといった交通系の電子マネーを使って、利用履歴をしっかりとデータで残すことをおすすめいたします。
逆に言うと、この交通系の電子マネーを利用して、私的な飲食代や雑誌購入などの費用を経費計上しているかたをお見受けしますが、そういったことはすべてデータが残っているのでバレバレです。
最近は、電子マネーで自動販売機で飲料を購入することもできますので、そういう自販機で購入することで、なるべくデータを残すということもおすすめです。
また冠婚葬祭のシーンでは、招待状や案内状の原本などを保管しておくことで、香典や祝儀の発生した根拠を示すことはできますね。
金額までは流石に無理ですが。
キャッシュレス大国の中国では、香典やお年玉もキャッシュレスで行われているようです。
日本でも、今後キャッシュレス化の波はさらに加速するかもしれません。
